La gestion de projet face au COVID 19

Dans un contexte de distanciation sociale et de monde à l’arrêt, les entreprises sont face à une problématique de taille : maintenir le lien entre salariés et fidéliser leurs clients, tout en respectant les consignes sanitaires pour faire face au coronavirus. Il va sans dire que l’arrivée du Covid-19 a perturbé ces relations et chamboulé nos manières de collaboration, mettant à rude épreuve nos habitudes de communication. De ce fait une question s’impose : comment les entreprises doivent-elles adapter leurs moyens de communication interne et externe pour pallier la perte des liens sociaux et commerciaux ?

Même si le télétravail a été amorcé par les grèves des transports fin 2019, il reste encore peu élevé avec un taux de télétravailleurs réguliers en France de 7%, contrairement ou Pays-Bas ou le taux de télétravailleurs s’élève à 14,1%, soit le double. Un indicateur qui démontre que le travail à la maison est loin d’être généralisé en France.

Conséquence : l’annonce du confinement a pris de cours de nombreuses entreprises pratiquant peu ou pas du tout le télétravail, se retrouvant en situation d’urgence, avec une organisation du travail à repenser, de nouveaux liens à créer et des nouveaux outils à paramétrer. Pour mener à bien ce challenge, la bonne gestion de projet va-t-être au cœur de cette action. A noter, l’enjeu est encore plus important pour les sociétés en charge des projets de grandes envergures !

Voici nos trois clés de réussite pour une gestion de projet à distance pérenne et créatrice de liens :
  1. Des outils définis et faciles d’utilisation
  2. Une centralisation des données clients pour un meilleur suivi
  3. Des indicateurs de succès par projet

1. Des outils définis et facile d’utilisation

Vous devez surement vous demander quels sont les outils à choisir pour garantir le bon déroulement de votre projet et le livrer en temps et en heure.

Une étude Citrix en collaboration avec OnePoll a démontré que 74% des répondants de l’enquête n’avait jamais fait l’expérience du télé travail et que l’un des principaux challenge a été la prise en main des technologies.

En effet 27% des personnes interrogées signalent que l’obstacle majeur pour travailler de chez eux est l’absence de technologies adéquates ou d’accès à certains documents et applications nécessaires. « Dans cette situation, 58% disent utiliser des outils “de compensation” non professionnels, qui ne sont normalement pas utilisés au sein de leur entreprise, tels que WhatsApp, Wetransfer, Gmail, etc. Les 25-34 ans sont même 70% à y recourir. » (Karine Calvet, Citrix)

L’idée est de créer une équipe connectée et fédérée autour de la réussite du projet et ceux même à distance ! Sans pour autant devenir invasif dans ses interactions avec son équipe ou son client par l’envoi en grand nombre d’emails redondants ou en multipliant les réunions.

Maintenir le lien social, pour développer et faire perdurer les relations entre l’équipe projet, le salarié et le client.

Le cabinet Lecko adresse un panorama très détaillé des applications de travails collaboratifs où se côtoient solutions transverses, réseaux sociaux d'entreprise, outils de productivité, logiciels d'orchestration des processus métier, etc.

Matrice de positionnement issue du baromètre 2019 de Lecko "Etat de l’art de la transformation interne des organisations". © Lecko


Nos conseils :

  • Optez pour des outils simples et gratuits, facile d’utilisation et compatible, pour chaque collaborateur qui possède son propre environnement de travail comme ZOOM, skype, Teams ou encore Hangout.
  • Mettez en place un outil de messagerie instantanée moins formel que les mails, le « Chat » permet de garder un lien social dans l’entreprise et briser l’isolement de certains salariés. Pour faciliter les échanges, vous pouvez aborder des sujets en lien avec le travail et avoir un échange instantané.

2. Une centralisation des données clients pour un meilleur suivi

L’un des plus gros challenge de cette période pour le chef de projet est de coordonner la documentation générée au fur et à mesure de la vie du projet et d’en maitriser son accessibilité à l’équipe projet.

Un travail de synchronisation et la mise en place d’un système d’information centralisée sont indispensables pour une gestion de projet efficace.

"La méthode agile kanban est une approche simple et pratico-pratique taillée pour piloter, planifier, orchestrer le suivi à distance des projets mais aussi des activités business et du run : gestion commercial, politique de prix... Le tout dans un monde incertain, comme nous le vivons en ce moment, où les moyens d'atteindre les objectifs ne sont pas forcément connus à l'avance", estime Arnaud Rayrole (Directeur général de Lecko, conseil en digital workplace)

Dans une optique ou le confinement est privilégié pour faire face à cette épidémie, la gestion de projet évolue et s’adapte à notre situation. Le Chef de projet étant garant de la livraison du projet, cette méthodologie permet d’avoir une vision 360 du projet pour le chef de projet mais aussi pour les collaborateurs.

Notre conseil :
Utilisez un outil de gestion de projet comme Easy redmine, Trello... Ces outils permettent de donner à chaque membre de l’équipe une vision claire de l’état d’avancement du projet, de définir le périmètre d’intervention de chacun, de générer des interactions entre l’équipe projet, le tout centralisé sur une seule et même plateforme de suivi.

3.Des indicateurs de succès pour le projet

Beaucoup de sociétés ne peuvent pas se permettre de rendre en retard leurs livrables en prenant comme raison les difficultés d’organisation interne liées au COVID-19. Même si nous faisons face à un élan de solidarité dans le monde professionnel, il est préférable de faire preuve d’une organisation sans faille, gage de maitrise et de fiabilité. Avec un bon outil de centralisation de données, le chef de projet est en mesure de donner des indicateurs de succès à son équipe (KPI). Par exemple : satisfaction client ou encore temps de réponse.

Le monitoring et le reporting sont les acteurs clés de cette gestion de projet à distance en temps réel.

Assurez-vous d’être en mesure de pouvoir être averti des potentiels alertes de l’équipe projet et de pouvoir les contrecarrer rapidement.


Notre conseil :

Construisez des dashboards avec des KPI pour mesurer l’état d’avancement du projet, faites des reporting quotidien avec votre équipe même à distance et sensibilisez-les à la notion de résultat. À la fin du projet, organiser un REX (retour d’expérience) même à distance !

Léa Zagouri, Chef de projet Digital (CRM) – FOVE SIA DIGITAL

SOURCES :
  • https://www.touteleurope.eu/actualite/le-teletravail-en-europe.html
  • https://lecko.fr/
  • https://www.citrix.com/blogs/2020/03/31/le-teletravail-le-confinement-et-les-francais/